展會物流是指為會議、展覽、展銷、體育及其他各類活動提供的物流服務。關于會展物流的概念，在我國有多種描述，目前還沒有統一的定論。比較流行的定義是：所謂會展物流，“是為滿足參展商展品展覽的特殊需要，將展品等特殊商品及時準確地從參展商所在國（地）轉移到參展目的地，展覽結束后再將展品從展覽地運回的過程，包括展覽前后的倉儲、包裝、國內運輸、進出口報關和清關、國際運輸、展覽中的裝卸、搬運，以及在此過程中所需要的信息流動。”
展會物流的操作流程主要包括以下三個環節：
1.會展主辦方指定物流服務商
提供會展物流服務的供應商一般都是由會展主辦方指定。物流服務商根據會展主辦方提供的信息與參展商聯系，洽談具體的物流服務需求。在這一階段，參展商也可以與會展主辦方進行溝通，自己選擇物流服務商。
2.物流服務方案的設計與完善
承擔會展物流業務的物流服務商根據參展商的要求設計物流服務方案，包括了解展品的運輸、保管、布展及回收等內容，如果是國際性會議還需要涉及國際保險、報關等服務。在這一階段中，物流服務商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。
3.物流服務方案的實施
根據會展主辦方的展會日程安排，物流服務商依據方案進行展品提貨、運輸、保管等物流作業，活動過程中要與會展主辦方及時溝通。交付展品后，要由參展商進行確認，待展覽結束后立即啟動下一輪物流或展品回程運輸。優秀的物流服務商，還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務。
在現實會展活動過程的組織中，展品的運輸組織模式主要有四種：
（1）參展商自行負責展品運輸；
（2）參展商自選物流服務商進行展品運輸；
（3）展覽主辦方指定會展物流服務商；
（4）參展商通過郵寄或快遞。
值得關注的是，在實際操作中，參展商使用會展主辦方指定的物流服務商效果最好。因為在通常情況下，由會展主辦方指定的物流服務商大多是一些有會展物流經驗、綜合實力較強、知名度較高，能夠全權代理展會的國內、國際展品物流服務的大型物流企業，與這樣的物流供應商合作，服務質量、安全性有一定保障，可省去參展商的許多的后顧之憂。如果企業自己聯系物流服務商，最好找正規企業。否則，將會展物流業務交予缺少經驗的物流公司難免會有一些意外狀況發生，造成不必要的損失。
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